¿Cómo establecer roles y funciones entre los empleados de una empresa?
A la hora de establecer roles y funciones fundamentales en la empresa, es fundamental tener una idea clara de cómo estamos organizados, cómo formamos parte de ella. Así, las funciones y tareas de cada departamento o trabajador pueden quedar perfectamente acotadas y definidas.
El modelo de organigrama que presentamos sería uno basado en responsabilidades. Este nos permitirá una distribución de necesidades y tareas mucho más fluida. Para ello, desde la gerencia es crucial ser capaces de delegar, mostrar confianza a la hora de añadir responsabilidad a nuestros empleados. Así harán gala de un nivel de motivación alto, debido a la responsabilidad y la autonomía que se les ha depositado. En todo momento debe concebirse a los empleados como figuras capaces de sacar adelante funciones con plena independencia.
Para la confección de este tipo de organización, será preciso identificar ciertas cuestiones clave. Este proceso puede, y debe, estar sustentado por una profunda reflexión sobre qué valores imperan en nuestra empresa, ¿qué nos mueve a hacer lo que hacemos?, ¿por qué lo hacemos? En base a cómo demos respuesta a estas cuestiones deberemos abordar el siguiente plan de ruta:
Identifica los roles clave para el organigrama
Una buena manera de establecer organigramas más fluidos, basados en funciones, puede ser estableciendo dos figuras clave: el Visionario y el Integrador. Ambos deben ser conscientes de que su estilo de liderazgo debe estar orientado a crear empresas que aprenden, es decir, estructuras de organización que se retroalimentan y pueden ser capaces de atajar futuros retos en base al conocimiento que se va desarrollando en la organización.
A su vez, el papel de estos dos actores debe estar bien diferenciado. Por un lado, el Visionario será aquella persona más creativa. El productor de ideas y solucionador de problemas de manera innovadora. Esta figura es clave a la hora de la investigación y el desarrollo necesarios para establecer formas de organización más fluidas, dinámicas y horizontales. Cuando nos referimos al Visionario, hablamos de aquella persona que atormenta al resto del equipo con decenas de ideas diarias, preocupado por la cultura empresarial.
En la otra cara de la moneda, encontramos el papel del Integrador. Aquella persona estructurada y organizada, que ejecuta el plan de empresa, exige responsabilidades y está muy pendiente de sus empleados.
Y tú, ¿te consideras más Visionario o Integrador?
Identifica las funciones clave
Debes centrarte en pensar qué estructura y funciones van a ser necesarias en un intervalo de 6 a 12 meses vista. Es decir, se debe marcar la estrategia que se seguirá durante este período de tiempo, pero sin limitarnos en qué necesitamos ahora mismo. En definitiva, es responder a la siguiente pregunta ¿qué funciones necesito que cubra cada integrante de mi organigrama?
Por ejemplo, el Visionario se va a centrar en la resolución de problemas que requieran de más creatividad, de pensar 20 ideas sobre proyectos nuevos. Así se procede con el resto del organigrama. El Integrador tendrá otras funciones clave y debajo del mismo encontraremos una serie de necesidades esenciales, aquellas que conformen necesidades dentro del equipo directivo y conforman el siguiente punto clave a identificar. Normalmente se pueden relacionar con las necesidades que nacen del producto/servicio que ofertamos.
Identifica las responsabilidades principales de cada función
Todo este modelo se centra no en pensar personas específicas a la hora de buscar una estructura óptima, sino en qué funciones se necesita cubrir dentro del equipo directivo y de la organización. Por ello, debemos definir estas funciones en un número entre 3 y 7, para no pecar de escasez de funciones, pero que tampoco se desdibujen o solapen debido a su exceso. Estas funciones serán las que darán sentido a los equipos de, por ejemplo, Recursos Humanos, Ventas, Operaciones, Finanzas e I+D. Recuerda que las funciones de cada departamento deben ser un elemento diferenciador del mismo, evita las redundancias. Esto no quiere decir que funcionen como organismos asilados, sino que deben tener funciones que den sentido a su identidad como expertos en esa área.
Asignar a las personas las funciones
El orden de estos puntos es muy importante, y debe respetarse para que nuestro Organigrama esté basado en Responsabilidades y no en Personas. Éste último paso será el de identificar qué personas se harán cargo de cuáles funciones. Para saber que no hemos errado la decisión, podemos tener en cuenta los siguientes factores:
- En una función debe haber una sola persona, aunque una persona puede ocuparse de más de una función.
- El empleado comprende las funciones que se le asignan. Tener claro, desde un primer momento, qué se espera a la hora de afrontar funciones es clave. Cualquier malentendido en este aspecto no solo repercute en que queden objetivos sin alcanzar, sino que puede ser negativo en la motivación con la que los trabajadores afrontan su puesto de trabajo.
- Se desean esas funciones. Esto no implica que un trabajador deba sólo asumir funciones que le agraden. Todo el mundo afronta tareas que son más de su devoción que otras. Con que la mayoría de las funciones sean deseadas, basta. Ofrecer un plus para que una persona afronte funciones que no desea tampoco es una buena solución, ya que de esta forma nunca estará a la altura de las exigencias del puesto.
- La persona debe ser capaz de asumir esas responsabilidades. Pero ¿qué es ser capaz? En esencia, tener conocimiento y tiempo necesarios para cubrir el puesto, y la capacidad emocional de afrontar las vicisitudes que surjan del mismo.
A continuación, te presentamos una plantilla de ejemplo para que puedas poner en práctica todo el proceso.
