Si trabajas en la industria musical seguro que experimentas esta relación de amor odio con el correo electrónico. En este sector el correo electrónico es el medio de comunicación más utilizado. Con él se cierran negociaciones, se abren nuevos proyectos e incluso sirve como archivo. En un sector tan ágil, es habitual que el correo se convierta en un gestor de proyectos, marcando los hilos el estado de cada tarea.

Durante el día recibimos multitud de notificaciones, lo que nos hace estar en modo multitasking continuamente, da igual si estamos en un momento de concentración o en modo dinámicos. El correo electrónico no entiende de estados. Parece algo sin importancia, sin embargo, cuando analizamos las causas del estrés y la infelicidad profesional, nos damos cuenta de que una mala gestión de situaciones como esta, son las que en suma están provocando estas situaciones de estrés.

Desde Rebel Rebel Music Jobs hemos trabajado en recopilar una serie de consejos para mejorar enormemente nuestra relación con la gestión de emails y sobre todo nuestra productividad. Estamos seguros de que leyendo este artículo mejoraras enormemente tu gestión del correo electrónico. Allá vamos:

1. Revisa el correo 3 veces al día y desactiva las notificaciones

La multitarea es un mito. Si mientras llevas a cabo una actividad en la que necesitas concentración revisas una notificación de correo, es muy probable que pierdas la concentración sobre lo que estabas haciendo. Y así es imposible tener un ritmo de trabajo adecuado. Por ello, la revisión de correo ha de realizarse en 3 bloques de media hora o una hora al día:

• Uno al empezar a trabajar,
• A media mañana (sobre las 12 suele ser una buena hora).
• Antes de finalizar la jornada.

Así no interrumpirás tus tareas diarias y podrás tener dos o tres bloques de trabajo continuados en los que mantener un nivel alto de atención. Además, no mal acostumbrarás a tus compañeros de trabajo y clientes a contestarles a toda velocidad. Responder de inmediato implica priorizar las necesidades de otras personas.

2. ¿Cómo actuar cuando recibo un e-mail? Reduce las acciones posibles a 5.

Pensar en todas las opciones posibles de respuesta tras cada email puede suponer una pérdida de tiempo. Proponemos que reduzcas a 5 las preguntas que debes hacerte y las acciones a llevar a cabo:

Probablemente lo gestionaras de forma similar, pero seguro que si piensas en ejecutar esta forma de pensar en tus revisiones de mail diarias, acabarás ahorrando mucho tiempo.

3. ¿Te abruma tu bandeja de entrada? Límpiala y elimina distracciones.

Da de baja los boletines y newsletter que no leas, bloquea las cuentas de SPAM, aplica filtros por palabras o remitentes, archiva los mails que ya estén resueltos, escribe mensajes breves… Todo ello evitará distracciones y hará que la actividad de revisar tu bandeja de entrada sea más apacible.

4. Conoce todas las utilidades que tiene tu gestor de e-mail

Cada aplicación de correo electrónico tiene varias utilidades que pueden ahorrarnos infinidad de tiempo, pues permiten automatizar procesos que, día a día, nos quitan un montón de tiempo. Entre otros, destacamos:

• La creación de reglas para organizar los mail de distintas temáticas / departamentos: Así, si tu trabajo confluye con actividades de distinta naturaleza, las tendrás todas ordenadas (y en tu cabeza también).
• Programar mails: Nos da muchísima flexibilidad. Las buenas ideas no surgen cuando uno quiere, y podemos “dejar hechas” muchas tareas cuando nos viene mejor. El mail se adapta a nuestro ritmo, y no nosotros al suyo.
• Asignar directivas de envío, como la programación de mails, pero también categorías, seguimiento… Las directivas automatizan los procesos de envío y recepción.
• Vincular el mail con otras aplicaciones, como, por ejemplo, tareas (Task en Microsoft, Keep en Google), o Teams / Meet para calendarizar reuniones, SharePoint / Drive para vincular el mail con nuestra nube.
• Uso de carpetas: Vienen genial para clasificar nuestras conversaciones. Y si podemos aplicar reglas de organización automáticas, mucho mejor.

5. Configura plantillas de correo cuando tengas que responder con la misma información

En cuanto a las plantillas, todos sabemos lo útiles que son (y la cantidad de tiempo que ahorran), por lo que, si no las usas, acostumbrarte a hacerlo puede convertirse en un hábito muy beneficioso.

6. Trabaja por hilos de correo: No crees uno nuevo para el mismo asunto.

Los hilos nos sirven para agrupar proyectos, casos, temas… Y evitan que perdamos mucho tiempo localizando información, pues conseguimos generar un histórico gracias al hilo. Cuando una nueva comunicación esté relacionada con una anterior, nunca crees un nuevo correo. Es mucho mejor responderlo en el hilo con el que está vinculado. Así, cuando tengamos que consultar información pasada, todo estará agrupado.

7. Escribe asuntos descriptivos y evita confusiones

Además, para facilitar aún más esa consulta, la estructura ideal de los asuntos del mail es la siguiente:

8. La importancia de “Responder a todos”. El email que no llega justo a quien tenía que llegar.

Pulsar el “responder” o “responder a todos” en muchas ocasiones ha supuesto graves problemas: Un email que no llega justo a quien tenía que llegar. Actualmente el responder a todos. La funcionalidad de “responder a todos” propicia el trabajo en equipo y que fluya la comunicación. Por ello, “respondamos a todos” e incluyamos a todas las personas que puedan guardar relación con el tema que estamos tratando para que, en caso de que se precise su intervención, estén al día.

También es recomendable crear grupos de correo de trabajo dentro de la organización que incluyan a todos los miembros involucrados en dicho proyecto o en un área particular. Así, en lugar de incluir 20 correos, incluiremos un único grupo, por ejemplo marketing@.. legal@..

Así que, definitivamente, el correo electrónico puede convertirse en un gran aliado o en una condena que dicte nuestras acciones diarias. Dediquemos el tiempo a tareas importantes y productivas y no nos dejemos dominar por la atracción de las notificaciones y la falsa sensación de productividad que nos genera el responder de forma inmediata.

En Rebel Rebel somos expertos en talento y personas. Ayudamos a empresas y a profesionales a conseguir sus objetivos profesionales trabajando mano a mano. Hablamos en hola@rebelrebel.es